Bước 5: Chuẩn bị hồ sơ điều chỉnh/bổ sung

Sau khi đã rà soát giấy phép hoạt động, đối chiếu danh mục kỹ thuật, kiểm tra nhân sự phụ trách và trang thiết bị y tế, bước cuối cùng cơ sở khám chữa bệnh cần thực hiện là chuẩn bị hồ sơ điều chỉnh hoặc bổ sung danh mục kỹ thuật nếu phát hiện có nội dung chưa phù hợp.

Đây là bước quan trọng trong quá trình chuẩn hóa hồ sơ pháp lý theo Thông tư 23/2024/TT-BYT. Nếu cơ sở đang thực hiện kỹ thuật mới, có thay đổi về phạm vi chuyên môn, nhân sự, thiết bị hoặc danh mục kỹ thuật chưa khớp với thực tế, việc lập hồ sơ điều chỉnh cần được thực hiện sớm để tránh bị động khi cơ quan quản lý kiểm tra.

1. Hồ sơ điều chỉnh là gì?

Hồ sơ điều chỉnh là bộ tài liệu được cơ sở khám chữa bệnh chuẩn bị để đề nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét việc thay đổi, cập nhật hoặc bổ sung nội dung trong phạm vi hoạt động chuyên môn, danh mục kỹ thuật hoặc điều kiện hoạt động của cơ sở.

Trong trường hợp chuyển đổi danh mục kỹ thuật, hồ sơ này có thể được sử dụng khi cơ sở cần cập nhật kỹ thuật đang thực hiện, bổ sung kỹ thuật mới, điều chỉnh tên kỹ thuật hoặc chuẩn hóa danh mục theo quy định mới.

Hiểu đơn giản, nếu hồ sơ hiện tại chưa phản ánh đúng hoạt động thực tế của cơ sở, thì cần xem xét lập hồ sơ điều chỉnh để bảo đảm hoạt động đúng phạm vi được phê duyệt.

2. Khi nào cần chuẩn bị hồ sơ điều chỉnh?

Cơ sở khám chữa bệnh nên chuẩn bị hồ sơ điều chỉnh trong các trường hợp sau:

Cơ sở đang thực hiện kỹ thuật nhưng kỹ thuật đó chưa có trong danh mục được phê duyệt.
Danh mục kỹ thuật đã được duyệt nhưng tên gọi, nhóm kỹ thuật hoặc cấu trúc chưa phù hợp với quy định mới.
Cơ sở muốn bổ sung kỹ thuật mới theo nhu cầu hoạt động.
Có thay đổi về người chịu trách nhiệm chuyên môn kỹ thuật.
Có thay đổi nhân sự phụ trách từng kỹ thuật.
Cơ sở đầu tư thêm trang thiết bị để triển khai dịch vụ mới.
Phạm vi hoạt động trên giấy phép chưa phù hợp với thực tế.
Cơ sở cần chuẩn bị chuyển đổi danh mục kỹ thuật theo lộ trình áp dụng Phụ lục 02 từ ngày 01/7/2026.

Nếu thuộc một trong các trường hợp trên, cơ sở nên rà soát và chuẩn bị hồ sơ sớm để hạn chế tình trạng bị yêu cầu bổ sung nhiều lần.

3. Hồ sơ điều chỉnh thường gồm những gì?

Tùy từng trường hợp cụ thể, thành phần hồ sơ điều chỉnh có thể khác nhau. Tuy nhiên, đối với việc điều chỉnh hoặc bổ sung danh mục kỹ thuật, cơ sở thường cần chuẩn bị các nhóm tài liệu sau:

Đơn đề nghị điều chỉnh lại giấy phép hoạt động: Được thực hiện theo Mẫu 02 Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định số 96/2023/NĐ-CP.
Văn bản đề nghị điều chỉnh/bổ sung: Đây là tài liệu thể hiện nội dung cơ sở đề nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét.
Danh mục kỹ thuật đề xuất: Cần trình bày rõ kỹ thuật đang đề nghị điều chỉnh, bổ sung hoặc chuyển đổi.
Bảng đối chiếu danh mục kỹ thuật: Bảng này giúp thể hiện danh mục hiện tại, danh mục đang thực hiện thực tế và danh mục đề xuất theo quy định mới.
Giấy phép hoạt động của cơ sở: Đây là căn cứ để xem xét phạm vi chuyên môn và loại hình hoạt động.
Quyết định phê duyệt danh mục kỹ thuật của cơ quan có thẩm quyền ban hành.
Hồ sơ nhân sự chuyên môn: Bao gồm giấy phép hành nghề, văn bằng, chứng chỉ, hợp đồng làm việc và phân công phụ trách kỹ thuật nếu có.
Văn bản chứng minh người thực hiện kỹ thuật là nhân sự của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh: Có thể là văn bản phân công, bổ nhiệm nhân sự hoặc hợp đồng làm việc hoặc biên bản thẩm định cấp phép của Sở Y tế.
Bản kê khai cơ sở vật chất, thiết bị y tế, tổ chức và nhân sự của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh: Được dùng theo Mẫu 08 Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định số 96/2023/NĐ-CP.
Biên bản họp hội đồng chuyên môn hoặc tài liệu chuyên môn liên quan: Nếu cơ sở có hội đồng chuyên môn, nên chuẩn bị tài liệu thể hiện việc rà soát, thống nhất danh mục kỹ thuật.

4. Những lỗi thường gặp khi chuẩn bị hồ sơ điều chỉnh

Trong quá trình lập hồ sơ điều chỉnh, nhiều cơ sở thường gặp các lỗi sau:

Thứ nhất, danh mục kỹ thuật đề xuất chưa khớp với phạm vi hoạt động chuyên môn trên giấy phép.
Thứ hai, thiếu bảng đối chiếu giữa danh mục đã được phê duyệt và danh mục đang thực hiện thực tế.
Thứ ba, kỹ thuật đề xuất nhưng chưa chứng minh đủ nhân sự phụ trách.
Thứ tư, kỹ thuật có yêu cầu thiết bị nhưng hồ sơ trang thiết bị chưa đầy đủ.
Thứ năm, hồ sơ nhân sự chưa cập nhật, giấy phép hành nghề không phù hợp hoặc thiếu tài liệu chứng minh quan hệ làm việc.
Thứ sáu, nội dung hồ sơ không thống nhất giữa giấy phép hoạt động, danh mục kỹ thuật, nhân sự và thiết bị.

Những lỗi này có thể làm hồ sơ bị kéo dài, bị yêu cầu bổ sung hoặc phải chỉnh sửa nhiều lần trước khi được xem xét.

5. Cách chuẩn bị hồ sơ điều chỉnh hiệu quả

Để chuẩn bị hồ sơ điều chỉnh hiệu quả, cơ sở nên thực hiện theo từng bước rõ ràng.

Trước tiên, cần xác định lý do điều chỉnh: bổ sung kỹ thuật mới, cập nhật danh mục, thay đổi nhân sự, bổ sung thiết bị hay chuẩn hóa theo quy định mới.
Tiếp theo, lập danh sách các kỹ thuật cần điều chỉnh hoặc bổ sung. Mỗi kỹ thuật nên được đối chiếu với nhân sự phụ trách, thiết bị y tế, cơ sở vật chất và phạm vi chuyên môn trên giấy phép hoạt động.
Sau đó, chuẩn bị bảng tổng hợp hồ sơ còn thiếu. Cách làm này giúp cơ sở biết rõ cần bổ sung giấy tờ nào, ai phụ trách chuẩn bị và thời hạn hoàn thành.
Cuối cùng, trước khi nộp, cơ sở nên kiểm tra lại tính thống nhất của toàn bộ hồ sơ. Tên kỹ thuật, tên nhân sự, thiết bị, phạm vi hoạt động và thông tin trên giấy phép cần được đối chiếu kỹ để hạn chế sai sót.

6. Rủi ro nếu không chuẩn bị hồ sơ điều chỉnh kịp thời

Nếu cơ sở không chuẩn bị hồ sơ điều chỉnh khi có thay đổi thực tế, có thể gặp nhiều rủi ro.

Rủi ro đầu tiên là kỹ thuật đang thực hiện không phù hợp với danh mục được phê duyệt.
Rủi ro thứ hai là hồ sơ bị động khi cơ quan quản lý yêu cầu giải trình, thanh tra hoặc kiểm tra.
Rủi ro thứ ba là việc bổ sung kỹ thuật mới bị chậm, ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh và hoạt động chuyên môn.
Rủi ro thứ tư là có thể ảnh hưởng đến việc thanh toán BHYT đối với các cơ sở có liên quan đến bảo hiểm y tế.

Vì vậy, chuẩn bị hồ sơ sớm là cách giúp cơ sở hoạt động ổn định, đúng phạm vi và hạn chế rủi ro pháp lý.

7. Luật Mai Vàng hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ điều chỉnh

Luật Mai Vàng hỗ trợ cơ sở khám chữa bệnh tại TP.HCM chuẩn bị hồ sơ điều chỉnh và bổ sung danh mục kỹ thuật trọn gói.

Dịch vụ bao gồm:

Rà soát giấy phép hoạt động.
Đối chiếu danh mục kỹ thuật hiện tại.
Kiểm tra kỹ thuật đang thực hiện thực tế.
Rà soát nhân sự phụ trách kỹ thuật.
Kiểm tra trang thiết bị y tế.
Lập bảng đối chiếu danh mục kỹ thuật.
Soạn hồ sơ điều chỉnh, bổ sung.
Hỗ trợ nộp hồ sơ và theo dõi quá trình xử lý.

Kết luận

Chuẩn bị hồ sơ điều chỉnh là bước quan trọng giúp cơ sở khám chữa bệnh cập nhật danh mục kỹ thuật, bổ sung nội dung còn thiếu và bảo đảm hoạt động đúng quy định.

Nếu cơ sở chưa biết cần điều chỉnh những gì, Luật Mai Vàng hỗ trợ rà soát hồ sơ hiện tại, tư vấn phương án xử lý và chuẩn bị hồ sơ điều chỉnh/bổ sung trọn gói tại TP.HCM

THÔNG TIN LIÊN HỆ: