Trong quá trình rà soát, chuyển đổi hoặc bổ sung danh mục kỹ thuật theo Thông tư 23/2024/TT-BYT, nhiều phòng khám và cơ sở khám chữa bệnh có thể gặp tình trạng hồ sơ bị yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung hoặc trả lại. Nguyên nhân thường không nằm ở một lỗi duy nhất, mà xuất phát từ việc hồ sơ chưa thống nhất giữa giấy phép hoạt động, danh mục kỹ thuật, nhân sự, trang thiết bị và điều kiện thực tế.
Việc hiểu rõ các lỗi thường gặp sẽ giúp cơ sở chuẩn bị hồ sơ đầy đủ hơn, hạn chế mất thời gian và tránh bị động trước lộ trình áp dụng danh mục kỹ thuật mới từ ngày 01/7/2026.
Vì sao hồ sơ chuyển đổi danh mục kỹ thuật dễ bị trả?
Hồ sơ liên quan đến danh mục kỹ thuật không chỉ là danh sách tên kỹ thuật. Cơ quan có thẩm quyền thường xem xét nhiều yếu tố đi kèm, bao gồm phạm vi hoạt động chuyên môn, người phụ trách kỹ thuật, thiết bị y tế, cơ sở vật chất, phòng chức năng và sự phù hợp với quy định tại Thông tư 23/2024/TT-BYT.
Nếu một trong các nội dung này chưa rõ, thiếu căn cứ hoặc không thống nhất, hồ sơ có thể bị yêu cầu bổ sung. Vì vậy, trước khi nộp, cơ sở cần rà soát kỹ từng nhóm tài liệu để bảo đảm hồ sơ có tính logic và phù hợp với hoạt động thực tế.
1. Danh mục kỹ thuật không đúng theo Thông tư 23/2024/TT-BYT
Đây là lỗi phổ biến nhất. Nhiều cơ sở lập danh mục kỹ thuật theo tên gọi cũ, nhóm kỹ thuật cũ hoặc không đối chiếu với cấu trúc danh mục theo Thông tư 23/2024/TT-BYT.
Khi chuyển đổi danh mục kỹ thuật, cơ sở cần kiểm tra kỹ danh mục đã được phê duyệt trước đây, kỹ thuật đang thực hiện thực tế và danh mục đề xuất theo quy định mới. Nếu tên kỹ thuật không khớp, sai nhóm hoặc thiếu bảng đối chiếu, hồ sơ dễ bị yêu cầu chỉnh sửa.
Đặc biệt, từ ngày 01/7/2026, Phụ lục 02 sẽ được áp dụng chính thức. Vì vậy, việc đối chiếu danh mục từ sớm là rất cần thiết.
2. Thiếu bảng đối chiếu danh mục kỹ thuật
Một lỗi thường gặp khác là cơ sở chỉ nộp danh mục kỹ thuật đề xuất mà không có bảng đối chiếu rõ ràng. Bảng đối chiếu giúp thể hiện mối liên hệ giữa danh mục đã được duyệt, danh mục đang thực hiện và danh mục chuyển đổi theo Thông tư 23/2024/TT-BYT.
Bảng đối chiếu nên có các thông tin cơ bản như:
Tên kỹ thuật đã được phê duyệt.
Tên kỹ thuật đang thực hiện thực tế.
Tên kỹ thuật đề xuất chuyển đổi.
Nhóm chuyên khoa hoặc bộ phận thực hiện.
Nhân sự phụ trách kỹ thuật.
Trang thiết bị tương ứng.
Tình trạng hồ sơ và ghi chú xử lý.
Nếu thiếu bảng này, cơ quan tiếp nhận có thể khó đánh giá cơ sở đang chuyển đổi kỹ thuật nào, kỹ thuật nào giữ nguyên, kỹ thuật nào cần bổ sung.
3. Danh mục kỹ thuật không phù hợp với giấy phép hoạt động
Danh mục kỹ thuật phải phù hợp với phạm vi hoạt động chuyên môn trên giấy phép. Nếu cơ sở đề xuất kỹ thuật vượt quá phạm vi được cấp phép, hồ sơ có thể bị trả hoặc yêu cầu điều chỉnh lại.
Ví dụ, một phòng khám chuyên khoa nhưng đề xuất kỹ thuật không thuộc phạm vi chuyên khoa được cấp phép, hoặc một cơ sở chưa có phòng chức năng phù hợp nhưng lại bổ sung kỹ thuật yêu cầu điều kiện riêng.
Trước khi nộp hồ sơ, cơ sở cần kiểm tra kỹ giấy phép hoạt động hiện tại, loại hình hoạt động, người chịu trách nhiệm chuyên môn và phạm vi chuyên môn được ghi nhận.
4. Thiếu hồ sơ nhân sự phụ trách kỹ thuật
Theo yêu cầu thực tế khi thẩm định hồ sơ, mỗi kỹ thuật cần có nhân sự chuyên môn phù hợp để thực hiện hoặc phụ trách. Nếu danh mục kỹ thuật có nhưng không chứng minh được người hành nghề đủ điều kiện, hồ sơ rất dễ bị yêu cầu bổ sung.
Các lỗi thường gặp về nhân sự gồm:
- Thiếu giấy phép hành nghề.
- Phạm vi hành nghề không phù hợp với kỹ thuật đề xuất.
- Thiếu văn bằng, chứng chỉ chuyên môn.
- Thiếu hợp đồng lao động hoặc tài liệu chứng minh quan hệ làm việc.
- Chưa phân công rõ người phụ trách từng kỹ thuật.
- Nhân sự đã nghỉ việc nhưng hồ sơ chưa cập nhật.
Cơ sở nên lập bảng phân công nhân sự theo từng kỹ thuật để dễ kiểm tra và giải trình khi cần.
5. Thiếu danh mục trang thiết bị y tế
Một kỹ thuật chỉ nên được đề xuất khi cơ sở có trang thiết bị y tế phù hợp. Nếu kỹ thuật cần thiết bị chuyên môn nhưng hồ sơ không thể hiện rõ thiết bị tương ứng, cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu bổ sung.
Danh mục trang thiết bị nên ghi rõ tên thiết bị, số lượng, tình trạng sử dụng, bộ phận sử dụng và kỹ thuật liên quan. Với một số thiết bị quan trọng, cơ sở nên chuẩn bị thêm hồ sơ mua bán, tài liệu kỹ thuật, bảo trì, bảo dưỡng hoặc kiểm định nếu thuộc trường hợp phải kiểm định.
Đây là nhóm tài liệu rất quan trọng đối với các kỹ thuật xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh, thủ thuật, phục hồi chức năng và điều trị chuyên sâu.
6. Hồ sơ cơ sở vật chất chưa rõ ràng
Ngoài nhân sự và thiết bị, cơ sở vật chất cũng là yếu tố cần được kiểm tra. Một số kỹ thuật yêu cầu phòng chức năng riêng, khu vực thực hiện phù hợp, điều kiện kiểm soát nhiễm khuẩn hoặc quy trình chuyên môn cụ thể.
Hồ sơ có thể bị yêu cầu bổ sung nếu cơ sở chưa thể hiện rõ:
- Sơ đồ mặt bằng.
- Phòng chức năng liên quan.
- Khu vực thực hiện kỹ thuật.
- Điều kiện vệ sinh, kiểm soát nhiễm khuẩn.
- Quy trình vận hành hoặc quy trình chuyên môn.
Cơ sở nên chuẩn bị tài liệu mô tả điều kiện thực tế để chứng minh khả năng triển khai kỹ thuật đúng quy định.
7. Kỹ thuật đang thực hiện thực tế nhưng chưa được phê duyệt
Đây là lỗi có rủi ro cao. Nhiều cơ sở đang cung cấp dịch vụ thực tế, đã niêm yết giá hoặc quảng cáo trên website, fanpage nhưng kỹ thuật đó chưa có trong danh mục được phê duyệt.
Khi rà soát theo Thông tư 23/2024/TT-BYT, cơ sở cần đối chiếu cả hoạt động thực tế, không chỉ xem hồ sơ cũ. Nếu phát hiện kỹ thuật chưa được phê duyệt, cần xem xét bổ sung hoặc tạm dừng triển khai cho đến khi đủ điều kiện pháp lý.
8. Tên kỹ thuật không thống nhất trong các tài liệu
Một lỗi nhỏ nhưng dễ làm hồ sơ bị chậm là tên kỹ thuật không thống nhất giữa các tài liệu. Ví dụ, danh mục kỹ thuật ghi một tên, bảng giá ghi tên khác, hồ sơ bệnh án hoặc phần mềm quản lý lại dùng tên khác.
Sự không thống nhất này có thể khiến cơ quan tiếp nhận khó xác định kỹ thuật cụ thể mà cơ sở đang đề nghị chuyển đổi. Vì vậy, trước khi nộp hồ sơ, cơ sở cần chuẩn hóa tên kỹ thuật trong toàn bộ tài liệu.
9. Nộp hồ sơ sát thời hạn
Việc nộp hồ sơ quá sát thời hạn cũng làm tăng nguy cơ bị động. Nếu hồ sơ bị yêu cầu bổ sung, cơ sở sẽ không còn nhiều thời gian để chỉnh sửa, bổ sung nhân sự, thiết bị hoặc hoàn thiện bảng đối chiếu.
Đối với lộ trình chuyển đổi theo Thông tư 23/2024/TT-BYT, cơ sở nên chuẩn bị sớm để có thời gian xử lý các lỗi phát sinh và tránh gián đoạn hoạt động chuyên môn.
Luật Mai Vàng hỗ trợ hạn chế lỗi hồ sơ
Luật Mai Vàng hỗ trợ phòng khám, bệnh viện và cơ sở khám chữa bệnh tại TP.HCM rà soát hồ sơ trước khi nộp, đối chiếu danh mục kỹ thuật theo Thông tư 23/2024/TT-BYT và chuẩn bị hồ sơ điều chỉnh/bổ sung trọn gói.
Dịch vụ bao gồm rà soát giấy phép hoạt động, kiểm tra danh mục kỹ thuật đã được phê duyệt, lập bảng đối chiếu, rà soát nhân sự, kiểm tra trang thiết bị, chuẩn hóa hồ sơ và hỗ trợ theo dõi quá trình xử lý.
Kết luận
Hồ sơ chuyển đổi hoặc bổ sung danh mục kỹ thuật có thể bị trả vì nhiều lỗi như sai danh mục theo Thông tư 23/2024/TT-BYT, thiếu bảng đối chiếu, thiếu nhân sự, thiếu trang thiết bị, không phù hợp giấy phép hoạt động hoặc tên kỹ thuật không thống nhất.
Để hạn chế rủi ro, cơ sở nên rà soát hồ sơ sớm, chuẩn hóa tài liệu và chuẩn bị đầy đủ trước khi nộp.
Luật Mai Vàng hỗ trợ kiểm tra hồ sơ chuyển đổi danh mục kỹ thuật, hạn chế lỗi bị trả hồ sơ và đồng hành cùng cơ sở khám chữa bệnh tại TP.HCM.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
-
Công ty Luật Mai Vàng (MST: 0316801655)
-
Văn phòng: 363 Nguyễn Trãi, Phường Cầu Ông Lãnh, Quận 1, TP. HCM.
-
Trụ sở: 1053/42 Lê Đức Thọ, Phường An Hội Đông, TP. HCM.
-
Hotline: 096 4616 096 (Tư vấn 24/7)
-
Email: [email protected]
-
Website: https://luatmaivang.com/
