Hướng Dẫn Kê Khai Chủ Sở Hữu Hưởng Lợi Của Doanh Nghiệp Mới Nhất 2026
Kê khai chủ sở hữu hưởng lợi là nghĩa vụ pháp lý doanh nghiệp cần thực hiện theo quy định của Luật Doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn. Từ năm 2026, các quy định về cách xác định chủ sở hữu hưởng lợi, thứ tự kê khai và biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp đã được cập nhật.
Đáng chú ý, Nghị định 296/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 23/07/2026 và Thông tư 121/2026/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 21/08/2026 đã có những thay đổi quan trọng liên quan đến việc xác định và kê khai thông tin chủ sở hữu hưởng lợi.
Vậy doanh nghiệp nào phải kê khai chủ sở hữu hưởng lợi, cách kê khai online như thế nào, sử dụng mẫu nào và không kê khai có bị xử phạt không?
Luật Mai Vàng hướng dẫn cụ thể để doanh nghiệp chủ động kiểm tra và thực hiện đúng nghĩa vụ pháp lý.
1. Kê khai chủ sở hữu hưởng lợi là gì?
Kê khai chủ sở hữu hưởng lợi là việc doanh nghiệp xác định và cung cấp thông tin về cá nhân trực tiếp hoặc gián tiếp sở hữu, hoặc kiểm soát cuối cùng trên thực tế đối với doanh nghiệp, theo các tiêu chí pháp luật quy định.
Thông tin này được kê khai trong hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp hoặc thực hiện thông qua thủ tục bổ sung, thông báo thay đổi tương ứng.
Mục đích của quy định là tăng tính minh bạch về cơ cấu sở hữu, xác định người thực sự sở hữu hoặc kiểm soát doanh nghiệp, đồng thời hỗ trợ công tác quản lý nhà nước.
Một doanh nghiệp có thể có một hoặc nhiều chủ sở hữu hưởng lợi.
Ví dụ: Công ty A có ba thành viên góp vốn, trong đó ông Minh sở hữu 40%, bà Hoa sở hữu 35% và ông Nam sở hữu 25%.
Nếu những tỷ lệ trên là tỷ lệ vốn điều lệ của cá nhân trực tiếp sở hữu thì cả ba đều đáp ứng tiêu chí từ 25% và thuộc diện xác định là chủ sở hữu hưởng lợi.
2. Doanh nghiệp nào phải kê khai chủ sở hữu hưởng lợi?
Nghĩa vụ kê khai được xác định theo thời điểm thành lập và tình trạng đăng ký của doanh nghiệp.
2.1. Doanh nghiệp thành lập từ ngày 01/07/2025
Doanh nghiệp thành lập mới từ ngày 01/07/2025 thực hiện kê khai thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi và thông tin để xác định chủ sở hữu hưởng lợi theo quy định trong hồ sơ đăng ký thành lập.
Khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp cần rà soát cơ cấu góp vốn, thành viên, cổ đông và quyền kiểm soát thực tế để xác định đúng người thuộc diện kê khai.
2.2. Doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/07/2025
Doanh nghiệp được thành lập trước ngày 01/07/2025 thực hiện bổ sung thông tin chủ sở hữu hưởng lợi, nếu có, và thông tin để xác định chủ sở hữu hưởng lợi, nếu có, khi thực hiện thủ tục đăng ký hoặc thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp gần nhất.
Doanh nghiệp được quyền chủ động bổ sung thông tin sớm hơn.
Ví dụ: Công ty B thành lập năm 2021 và tháng 10/2026 thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở. Khi chuẩn bị hồ sơ, công ty cần kiểm tra nghĩa vụ bổ sung thông tin chủ sở hữu hưởng lợi theo quy định chuyển tiếp.
2.3. Doanh nghiệp đã kê khai nhưng có thay đổi thông tin
Trường hợp phát sinh thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi hoặc tỷ lệ sở hữu đã kê khai, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo thay đổi trong thời hạn quy định.
Không nên nhầm lẫn giữa việc lần đầu bổ sung thông tin theo quy định chuyển tiếp với việc thông báo thay đổi thông tin đã kê khai.
3. Cách xác định chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp năm 2026
Theo Điều 17 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Điều 3 Nghị định 296/2026/NĐ-CP, việc xác định chủ sở hữu hưởng lợi được thực hiện theo các nhóm tiêu chí sau.
3.1. Cá nhân sở hữu từ 25% vốn điều lệ hoặc cổ phần có quyền biểu quyết
Cá nhân trực tiếp, gián tiếp hoặc đồng thời trực tiếp và gián tiếp sở hữu từ 25% vốn điều lệ hoặc từ 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên thuộc diện xác định theo tiêu chí sở hữu.
Ví dụ: Ông A trực tiếp sở hữu 15% Công ty X, đồng thời sở hữu toàn bộ Công ty Y. Công ty Y sở hữu 20% Công ty X.
Trong cơ cấu sở hữu đơn giản này, ông A sở hữu tổng cộng 35% Công ty X và đáp ứng tiêu chí về tỷ lệ sở hữu.
3.2. Nhóm cá nhân có quan hệ gia đình hoặc thỏa thuận cùng sở hữu
Trường hợp nhóm cá nhân có quan hệ gia đình theo quy định hoặc có hợp đồng cùng nhau sở hữu từ 25% vốn điều lệ hoặc cổ phần có quyền biểu quyết trở lên theo các hình thức được pháp luật quy định, doanh nghiệp cần xác định các cá nhân trong nhóm là chủ sở hữu hưởng lợi.
Doanh nghiệp không nên chỉ kiểm tra tỷ lệ góp vốn của từng người một cách riêng lẻ.
3.3. Thành viên hợp danh
Đối với công ty hợp danh, tất cả thành viên hợp danh được xác định là chủ sở hữu hưởng lợi, không phụ thuộc vào tỷ lệ góp vốn hoặc quyền biểu quyết.
3.4. Cá nhân có quyền kiểm soát thực tế
Trong các trường hợp áp dụng theo khoản 2 Điều 17, cần xác định cá nhân có quyền chi phối thực tế thông qua những quyền quan trọng như bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm người quản lý, sửa đổi điều lệ, thay đổi cơ cấu tổ chức, quyết định chính sách tài chính và đầu tư, tổ chức lại hoặc giải thể doanh nghiệp.
3.5. Trường hợp không xác định được theo tiêu chí sở hữu và kiểm soát
Nếu không có cá nhân đáp ứng các tiêu chí tại khoản 1 và khoản 2 Điều 17, doanh nghiệp xác định một cá nhân là người quản lý có quyền hạn lớn nhất để hành động thay mặt doanh nghiệp, trừ trường hợp cá nhân đại diện vốn nhà nước.
4. Thứ tự kê khai chủ sở hữu hưởng lợi theo Nghị định 296/2026/NĐ-CP
Khoản 2 Điều 18 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Điều 4 Nghị định 296/2026/NĐ-CP, quy định thứ tự kê khai.
Bước xác định thứ nhất – Tiêu chí sở hữu: Kê khai cá nhân đáp ứng tiêu chí sở hữu theo khoản 1 Điều 17.
Bước xác định thứ hai – Quyền kiểm soát thực tế: Nếu không có cá nhân đáp ứng tiêu chí sở hữu hoặc có căn cứ cho thấy người được xác định theo tỷ lệ sở hữu không phải chủ sở hữu hưởng lợi, tiếp tục xác định theo quyền thực tế chi phối tại khoản 2 Điều 17.
Bước xác định thứ ba – Người quản lý có quyền hạn lớn nhất: Nếu không có cá nhân đáp ứng hai nhóm tiêu chí trên, thực hiện kê khai cá nhân thuộc trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 17.
Đây là trình tự pháp lý quan trọng. Doanh nghiệp không nên mặc nhiên kê khai Giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật mà bỏ qua bước rà soát quyền sở hữu và kiểm soát.
5. Mẫu kê khai chủ sở hữu hưởng lợi mới nhất năm 2026
Từ ngày 21/08/2026, doanh nghiệp sử dụng Mẫu số 10 – Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 121/2026/TT-BTC.
Mẫu mới thay thế Mẫu số 10 trước đó tại Thông tư 68/2025/TT-BTC.
5.1. Những thông tin cần chuẩn bị
Trước khi lập biểu mẫu, doanh nghiệp nên chuẩn bị:
- Thông tin nhận dạng cá nhân thuộc diện kê khai.
- Thông tin về quốc tịch, giấy tờ pháp lý theo yêu cầu biểu mẫu.
- Tỷ lệ vốn điều lệ hoặc tỷ lệ cổ phần có quyền biểu quyết.
- Căn cứ xác định quyền sở hữu hoặc quyền kiểm soát.
- Thông tin người quản lý có quyền hạn lớn nhất trong trường hợp phải xác định theo khoản 3 Điều 17.
Đối với người sở hữu gián tiếp, cần rà soát các tổ chức trung gian và tài liệu thể hiện cấu trúc sở hữu.
5.2. Lưu ý khi điền Mẫu số 10
Theo hướng dẫn biểu mẫu hiện hành:
- Trường hợp cột số 5 đã kê khai số định danh cá nhân thì không phải kê khai các cột số 6 và số 7 theo hướng dẫn của mẫu.
- Phần xác định chủ sở hữu hưởng lợi phải tuân thủ các tiêu chí tại Điều 17 đã được sửa đổi.
- Thông tin người quản lý doanh nghiệp được kê khai theo điều kiện áp dụng riêng, không phải thay thế tùy ý cho thông tin chủ sở hữu hưởng lợi.
Doanh nghiệp cần đối chiếu trực tiếp mẫu đang có hiệu lực trước khi ký và nộp.
6. Hồ sơ kê khai chủ sở hữu hưởng lợi gồm những gì?
Thành phần hồ sơ phụ thuộc vào loại thủ tục doanh nghiệp thực hiện.
| Trường hợp | Hồ sơ cần chú ý |
|---|---|
| Thành lập doanh nghiệp mới | Hồ sơ đăng ký thành lập và Mẫu số 10 theo trường hợp áp dụng |
| Bổ sung thông tin đối với doanh nghiệp đang hoạt động | Biểu mẫu đăng ký/thông báo tương ứng và danh sách chủ sở hữu hưởng lợi |
| Thay đổi thông tin đã kê khai | Thông báo thay đổi và Mẫu số 10 cập nhật |
| Ủy quyền nộp hồ sơ | Giấy tờ ủy quyền phù hợp theo quy định |
Đối với thủ tục thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi, doanh nghiệp cần lưu ý Mẫu số 12 và Mẫu số 10 theo quy định biểu mẫu hiện hành.
Không nên sử dụng một bộ hồ sơ giống nhau cho mọi tình huống vì thủ tục thành lập, bổ sung thông tin và thông báo thay đổi có căn cứ pháp lý khác nhau.
7. Hướng dẫn kê khai chủ sở hữu hưởng lợi online
Doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại:
https://dangkykinhdoanh.gov.vn
Bước 1. Chuẩn bị tài khoản và phương thức xác thực
Người thực hiện thủ tục chuẩn bị tài khoản, thông tin định danh và phương thức xác thực theo yêu cầu của hệ thống đăng ký doanh nghiệp.
Bước 2. Truy cập hệ thống đăng ký doanh nghiệp
Đăng nhập vào cổng đăng ký doanh nghiệp và lựa chọn chức năng thực hiện thủ tục trực tuyến.
Bước 3. Chọn loại thủ tục phù hợp
Tùy trường hợp, doanh nghiệp chọn đăng ký thành lập, bổ sung thông tin hoặc thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
Tên chức năng và thứ tự thao tác có thể được hệ thống điều chỉnh theo từng thời điểm.
Bước 4. Kê khai thông tin doanh nghiệp
Nhập hoặc kiểm tra mã số doanh nghiệp, tên doanh nghiệp và các thông tin liên quan.
Bước 5. Kê khai thông tin chủ sở hữu hưởng lợi
Nhập thông tin của các cá nhân đã xác định theo đúng tiêu chí pháp luật và biểu mẫu áp dụng.
Trước khi chuyển bước, cần kiểm tra:
- Họ tên và thông tin định danh.
- Quốc tịch và giấy tờ pháp lý.
- Tỷ lệ sở hữu.
- Hình thức sở hữu.
- Căn cứ xác định quyền kiểm soát.
Bước 6. Đính kèm hồ sơ
Tải lên biểu mẫu và tài liệu tương ứng với thủ tục đã lựa chọn, theo định dạng hệ thống chấp nhận.
Bước 7. Kiểm tra và xác thực hồ sơ
Rà soát lại thông tin trước khi ký xác thực bằng phương thức được hệ thống hỗ trợ.
Bước 8. Nộp hồ sơ và theo dõi kết quả
Sau khi nộp, lưu giấy biên nhận hoặc mã hồ sơ để theo dõi quá trình giải quyết.
Bước 9. Hoàn thiện hồ sơ nếu có yêu cầu
Nếu cơ quan đăng ký kinh doanh yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung, doanh nghiệp thực hiện theo nội dung thông báo và lưu trữ kết quả giải quyết.
Lưu ý: Các bước trên mô tả trình tự nghiệp vụ. Giao diện, tên nút bấm và yêu cầu xác thực cụ thể cần được kiểm tra trực tiếp trên hệ thống tại thời điểm nộp hồ sơ.
8. Thời hạn kê khai và thông báo thay đổi chủ sở hữu hưởng lợi
Thời hạn thực hiện không giống nhau trong tất cả trường hợp.
| Tình huống | Thời điểm thực hiện |
|---|---|
| Thành lập doanh nghiệp từ 01/07/2025 | Trong hồ sơ đăng ký thành lập |
| Doanh nghiệp thành lập trước 01/07/2025 | Tại lần đăng ký hoặc thông báo thay đổi gần nhất theo quy định chuyển tiếp, hoặc chủ động bổ sung sớm |
| Phát sinh thay đổi thông tin hoặc tỷ lệ sở hữu đã kê khai | Thông báo trong 10 ngày kể từ ngày có thay đổi theo Điều 52 Nghị định 168/2025/NĐ-CP |
Đặc biệt, không nên hiểu rằng tất cả doanh nghiệp đã kê khai trước đây phải tự động nộp lại trong 10 ngày chỉ vì Nghị định 296/2026/NĐ-CP thay đổi tiêu chí xác định chủ sở hữu hưởng lợi.
9. Không kê khai chủ sở hữu hưởng lợi bị xử phạt bao nhiêu?
Theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 288/2026/NĐ-CP, một số hành vi vi phạm nghĩa vụ kê khai chủ sở hữu hưởng lợi có mức xử phạt đáng chú ý.
| Hành vi | Mức phạt |
|---|---|
| Không kê khai thông tin chủ sở hữu hưởng lợi, thông tin để xác định chủ sở hữu hưởng lợi, nếu có, khi đăng ký thành lập doanh nghiệp | 50–100 triệu đồng |
| Doanh nghiệp thành lập trước 01/07/2025 không bổ sung thông tin theo quy định tại lần đăng ký hoặc thông báo thay đổi gần nhất | 70–100 triệu đồng |
Mức xử phạt thực tế phụ thuộc hành vi, chủ thể, tình tiết và quy định áp dụng.
Không phải mọi doanh nghiệp chưa kê khai đều mặc nhiên bị phạt từ 70 đến 100 triệu đồng.
Trước khi kết luận có vi phạm, doanh nghiệp cần rà soát thời điểm thành lập, hồ sơ đã thực hiện và thời điểm phát sinh nghĩa vụ cụ thể.
10. Checklist rà soát trước khi nộp hồ sơ kê khai
Doanh nghiệp nên tự kiểm tra các nội dung sau:
- Đã xác định đúng loại thủ tục phải thực hiện.
- Đã kiểm tra thời điểm thành lập doanh nghiệp.
- Đã rà soát những lần thay đổi đăng ký doanh nghiệp từ ngày 01/07/2025.
- Đã xác định chủ sở hữu trực tiếp và gián tiếp.
- Đã xem xét sở hữu theo nhóm và các thỏa thuận có liên quan.
- Đã kiểm tra quyền kiểm soát thực tế.
- Đã sử dụng Mẫu số 10 hiện hành.
- Đã đối chiếu thông tin định danh và tỷ lệ sở hữu.
- Đã chuẩn bị tài liệu ủy quyền nếu cần.
- Đã kiểm tra toàn bộ thông tin trước khi nộp.
Checklist này giúp hạn chế những lỗi phổ biến như bỏ sót chủ sở hữu gián tiếp, sử dụng mẫu cũ hoặc kê khai không đúng loại thủ tục.
11. Câu hỏi thường gặp về kê khai chủ sở hữu hưởng lợi
Doanh nghiệp thành lập năm 2020 có phải kê khai chủ sở hữu hưởng lợi không?
Có nghĩa vụ bổ sung thông tin theo quy định chuyển tiếp khi phát sinh thủ tục đăng ký hoặc thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp gần nhất, nếu thuộc trường hợp có thông tin phải bổ sung. Doanh nghiệp cũng có thể chủ động thực hiện sớm hơn.
Công ty TNHH một thành viên có phải kê khai không?
Doanh nghiệp cần xác định chủ sở hữu hưởng lợi theo tiêu chí pháp luật và thực hiện kê khai trong trường hợp áp dụng. Nếu chủ sở hữu là tổ chức, cần xem xét cá nhân sở hữu hoặc kiểm soát cuối cùng thông qua tổ chức đó.
Công ty không có cá nhân nắm từ 25% vốn thì kê khai ai?
Cần kiểm tra thêm sở hữu theo nhóm, quyền kiểm soát thực tế và áp dụng thứ tự xác định tại Điều 17, Điều 18. Nếu không có cá nhân đáp ứng các tiêu chí sở hữu và kiểm soát, xác định người quản lý có quyền hạn lớn nhất theo quy định.
Có thể tự kê khai chủ sở hữu hưởng lợi online không?
Có. Doanh nghiệp có thể tự chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục trực tuyến nếu đáp ứng yêu cầu tài khoản, xác thực và hồ sơ của hệ thống đăng ký doanh nghiệp.
Kê khai chủ sở hữu hưởng lợi có làm thay đổi vốn điều lệ không?
Không mặc nhiên. Việc kê khai nhằm ghi nhận thông tin chủ sở hữu hưởng lợi, không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải thay đổi vốn điều lệ hoặc tỷ lệ góp vốn.
Doanh nghiệp đã kê khai có phải nộp lại theo mẫu mới không?
Không phải mọi doanh nghiệp đều phải nộp lại chỉ vì biểu mẫu được cập nhật. Cần xem xét doanh nghiệp có phát sinh thủ tục mới hoặc sự thay đổi thông tin thuộc diện phải thông báo hay không.
12. Dịch vụ kê khai chủ sở hữu hưởng lợi tại Luật Mai Vàng
Mặc dù doanh nghiệp có thể tự thực hiện thủ tục, việc xác định chủ sở hữu hưởng lợi đôi khi không đơn giản, đặc biệt với công ty có nhiều cổ đông, thành viên góp vốn là tổ chức hoặc cơ cấu sở hữu qua nhiều tầng.
Luật Mai Vàng hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các công việc:
- Tư vấn nghĩa vụ kê khai theo thời điểm thành lập và hồ sơ thực tế.
- Rà soát cơ cấu vốn và quyền sở hữu.
- Xác định các cá nhân thuộc diện chủ sở hữu hưởng lợi.
- Kiểm tra thông tin đã kê khai trước đó.
- Chuẩn bị Mẫu số 10 và hồ sơ đăng ký, thông báo thay đổi phù hợp.
- Hỗ trợ nộp hồ sơ, theo dõi kết quả và xử lý yêu cầu bổ sung.
Bạn chưa biết doanh nghiệp mình phải kê khai chủ sở hữu hưởng lợi như thế nào?
Hãy liên hệ Luật Mai Vàng để được tư vấn và hỗ trợ thực hiện thủ tục theo quy định pháp luật.
LUẬT MAI VÀNG – ĐỒNG HÀNH CÙNG DOANH NGHIỆP
Luật sư Thanh Ngân: 0975 017 931
Website: https://luatmaivang.com
Văn phòng: 363 Nguyễn Trãi, P. Cầu Ông Lãnh, TP.HCM
Xem chi tiết dịch vụ:
https://luatmaivang.com/dich-vu-dang-ky-chu-so-huu-huong-loi
13. Căn cứ pháp lý
- Luật Doanh nghiệp 2020 và Luật số 76/2025/QH15 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Doanh nghiệp.
- Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
- Nghị định 296/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
- Thông tư 121/2026/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Thông tư 68/2025/TT-BTC.
- Nghị định 122/2021/NĐ-CP và Nghị định 288/2026/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư.
Bài viết cập nhật ngày 20/10/2026, mang tính chất hướng dẫn pháp luật chung. Việc xác định nghĩa vụ và hồ sơ cụ thể cần căn cứ từng trường hợp doanh nghiệp.
